Web Affiligue

 WebAffiLigue - Un nouvel outil au service des associations

Associations du réseau Ligue - Ufolep - Usep, vous pouvez désormais effectuer les démarches d’adhésions et réadhésions de vos adhérents par internet via notre Webaffiligue-Association.

Cette démarche a un double but : vous faire gagner du temps dans le traitement de vos licences, notamment lors de la période d’affluence de renouvellement (septembre à décembre), et vous permettre d’avoir un suivi précis sur l’avancement de celui-ci.

En effet, dès que l’affiliation de votre association a été enregistrée par nos services pour la saison en cours, vous pourrez :

• accéder à la liste de ses membres qui sont déjà enregistrés,
• procéder aux demandes de renouvellement d’inscription (en deux clics),
• procéder à l’inscription de nouveaux membres,
• recevoir automatiquement un email vous informant de la/les demande(s) établies,
• vérifier où en est le traitement de vos demandes.

 Se connecter à WebAffiligue Associations

(cliquez sur l’image ci-dessous, entrez vos identifiants et suivez le guide de procédure)

Renseignements / Informations : Valérie RAULT : 02 98 02 18 47 vie.asso wanadoo.fr

Les différents tutoriaux

 Conditions d’utilisation

En aucun cas l’utilisation du webaffiligue-Association ne pourra être considérée par l’association comme une inscription/réinscription définitive. La ou les DEMANDE(S) d’inscription ou de renouvellement d’inscription ne seront validées qu’au moment où la Fédération aura délivré les nouvelles cartes pour la saison en cours.

Pour les licenciés UFOLEP la délivrance des licences UFOLEP est conditionnée à l’envoi pour chaque membre d’un certificat médical et d’un bulletin d’inscription daté et signé/une demande de renouvellement datée et signée.

 Obtenir vos identifiants

Pour obtenir vos identifiants, vous devez avoir au préalable Affilié ou renouvelé votre affiliation auprès de nos services par envoi du bordereau « demande d’affiliation » prévu à cet effet auquel vous avez joint le règlement correspondant.

 Trucs et astuces

- Tout savoir ou presque télécharger le guide de procédure - Saisir son mot de passe : pour éviter toute erreur de saisie faites un copier (Ctrl+c) /coller (Ctrl+v) - Impressions (Bulletin vierge, Bordereau, Liste ...) : Webaffiligue génère des « Pop up » (type fenêtre publicitaire), en général votre navigateur bloque celles-ci et elles n’apparaissent pas. Pour résoudre le problème lire ce qui suit autoriser les pop up - Saisir la date du Certificat Médical : plusieurs formats sont possibles le plus simple est de taper JJMMAA (ex : 290909 pour le 29 septembre 2009) - Dirigeant NON Pratiquant : pour une première demande vous devez saisir une date de CM fictive - Après avoir ré adhéré votre membre pensez à vérifiez sa fiche individuelle (Adresse, Activités etc...)

 Suivi des modifications apportées à l’application

Déjà faites

• Gestion des homonymies : > Si l’association enregistre un nouveau membre, un message d’alerte apparaît après la saisie des coordonnées de la personne informant l’association que ce membre existe déjà dans son listing. L’association doit confirmer si elle souhaite continuer ou non l’enregistrement > Si la liste de l’association fait apparaître 2 personnes avec les mêmes noms prénoms suite à une erreur de saisie de la Fédération (saisie d’une date de naissance différente), l’association peut demander la suppression d’une des fiches. Si elle modifie la seconde fiche, le message d’homonymie n’apparaîtra pas.
• Champs email du membre augmenté à 100 caractères
• Lors du clic sur le bouton « Transférer à la Fédération » une message demande à l’association si elle a bien fait toutes ses réadhésions afin d’éviter les associations qui font 1 réadhésion+1 transfert, 1 réadhésion+1 transfert… > la page de connexion au Webaffiligue-Association :
• Une fenêtre confirme la réussite de l’identification de l’association et demande de patienter pendant le chargement des données
• Le délai de déclenchement du message d’erreur « le serveur ne répond pas » a été augmenté pour que les assos avec beaucoup de membres puissent se connecter correctement.
• Le délai d’affichage des infos va être diminué.
• Le bordereau d’accompagnement sera proposé pour toutes les associations afin de leur permettre d’éditer la liste des personnes dont ils viennent de vous envoyer la première demande d’inscription ou de renouvellement d’inscription.
• Le bouton « Bordereau d’accompagnement » ne sera affiché que si l’association fait des premières demandes d’inscription ou des renouvellements d’inscription.
• Quand le Bouton « Transférer à la Fédération » est utilisable, il sera affiché sur un fond rouge pour le rendre plus visible.
• Dans une association mixte culturel et UFOLEP, gestion des licenciés UFOLEP devenant socioculturel. Lorsque l’association cochera la case de renouvellement pour 2009/2010 si c’est un sportif pratiquant UFOLEP, le webaffiligue demandera une date de certificat médical. Une case à cocher permettra d’indiquer que le sportif devient culturel pour annuler la demande de certificat médical+les activités sportives enregistrées
• Pour la saisie des dates : affichage d’un masque de saisie.
• Après la modification des informations sur un adhérent, détecter si la modification rend obligatoire une bulletin d’inscription signé (cas du culturel qui devient sportif UFOLEP)
• Le bouton « Imprimer Liste » renverra vers un menu complémentaire permettant de nouvelles éditions
• Nouvelle édition : création d’un tableau spécifique pour un copier-coller dans Excel ou chaque champ sera isolé dans une colonne spécifique.
• Nouvelle édition : affichage des adresses email de la liste des adhérents pour permettre un copier-coller dans le logiciel de messagerie de l’association
• CASM = la signification de ce sigle sera précisé ainsi que son obligation à partir de 12 ans pour faire une activité moto
• Bulletin pré-imprimé UFOLEP : les caractères mentionnant le nom du licencié seront affiché dans un caractère plus gros.
• La mention « dernière mise à jour de la Fédération » affichera la date de la dernière modification la plus récente faite dans Affiligue sur la fiche de l’association ou d’un membre de l’association

à venir

pour Juin 2010 :

• Ajout de la mention Sexe, tranche d’âge et risque UFOLEP dans les éditions
• Ajout de la mention tranche d’âge et risque sur les bordereaux d’accompagnement
• Ajout du critère de recherche : sexe et tranche d’âges, case « renouvellement 2009/2010 » cochée
• Le nombre de membres trouvé après une recherche sera affiché
• Ajout d’un bouton « Historique » permettant à l’association de retrouver un historique des dates de ces envois avec le bordereau d’accompagnement correspondant détaillant les membres concernés
• Envoi d’email aux membres de l’association directement depuis le Webaffiligue-Association
• Nouvelle édition : planches d’étiquettes pour écrire aux membres de l’association
• Ajout d’une FAQ (foire aux questions) pour aider l’association dans son utilisation du Webaffiligue
• Ajout d’une zone « Actualités » renseignée par la Fédération dans le Webaffiligue-Fédération
• Ajout en tête de liste du nombre d’adhésion cochée en renouvellement